0
Opublikowano 3 maja 2019 w Portal komputerowy » Wiadomości » Rożne » Elektroniczna lista obecności w pracy – poznaj jej zalety
 
 

Elektroniczna lista obecności w pracy – poznaj jej zalety



Ewidencja czasu pracy to podstawa rozliczeń kadrowych. Prosty dokument, jakim jest lista obecności, może stać się funkcjonalnym narzędziem pozwalającym monitorować również efektywność poszczególnych pracowników. Wystarczy skorzystać z odpowiedniej aplikacji.

Z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. jasno wynika, że na każdym pracodawcy spoczywa obowiązek sporządzania i przechowywania dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy. Od 1 stycznia 2019 roku w tego typu dokumentach znaleźć się musi nie tylko informacja o sumarycznej liczbie godzin spędzonych przez pracowników w zakładzie, ale także o dokładnym czasie rozpoczęcia i zakończenia wykonywania przez nich obowiązków. Ma to ułatwić Państwowej Inspekcji Pracy przeprowadzanie niezbędnych kontroli. Kodeks Pracy nie zmusza co prawda przedsiębiorców bezpośrednio do gromadzenia list obecności, jednak z takiej dokumentacji bardzo często korzystają polscy biznesmeni. W wersji elektronicznej jest to najwygodniejszy sposób ewidencjonowania czasu pracy

Jak prowadzić listy obecności?

W najprostszej wersji listę obecności stanowią tabele umożliwiające wprowadzenie godziny przybycia pracownika i potwierdzenia jej odręcznym podpisem. Warto przy tym zaznaczyć, że tak rozumiane listy nie dają bezpośredniej informacji o sumarycznym czasie pracy konkretnych osób, czy to w ujęciu dziennym, czy też miesięcznym – wszelkie tego typu dane trzeba osobno obliczać. Papierowe listy obecności zwykło się opracowywać osobno dla konkretnych działów. To jednak powoduje przyrost liczby pism krążących w firmie. Wszystkie te problemy eliminuje wykorzystanie elektronicznej listy obecności. Cyfrowa wersja dokumentu umożliwia gromadzenie danych w jednym miejscu, oszczędzając pieniądze i czas. Ograniczenie ilości papierowych dokumentów pozwala również promować przedsiębiorstwo jako proekologiczne, co dla niektórych kontrahentów może być istotną zaletą.

Warto również pamiętać, że dane dotyczące frekwencji pracowników muszą być gromadzone systematycznie – niedopuszczalne są sytuacje, w których na przykład pracownik wpisuje się za cały tydzień „z góry” lub wstecznie uzupełnia podpisy. Dokumenty związane z ewidencją czasu pracy powinny być przechowywane przez 3 lata; po tym czasie wygasają ewentualne roszczenia związane ze stosunkiem pracy. W przypadku wykorzystania cyfrowych odpowiedników akt pracodawca zyskuje pewność, że dokumenty są odpowiednio chronione, a ich sporządzanie odbywa się zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy.


Zalety elektronicznej  listy obecności

Lista obecności w pracy – na papierze czy online?” – pracodawcy, którzy stoją przed takim dylematem, powinni wziąć pod uwagę przede wszystkim oszczędność czasu wiążącą się z wykorzystaniem cyfrowych wersji dokumentów. Dotyczy to nie tylko pracowników, którzy w przypadku użycia tradycyjnych list muszą składać na nich podpisy, ale także kadry zarządzającej. Nowoczesne rozwiązania i aplikacje, nie tylko umożliwiają automatyczne podliczenie godzin pracy, ale także przejrzyste ukazanie zgromadzonych danych. Ogromną zaletą takiego oprogramowania jest wyróżnienie nadgodzin i spóźnień, które pozwala określić efektywność poszczególnych pracowników oraz – w przypadku rozliczeń godzinowych – oszacować należne wynagrodzenie. Zawarte w aplikacji kalendarze ułatwiają sprawne zarządzanie urlopami i delegacjami (z możliwością wyjaśniania kwestii spornych za pomocą kanałów dyskusji online). Aplikacje umożliwiają również monitorowanie przerw pracowniczych, należnych osobom zatrudnionym na mocy Kodeksu Pracy (więcej na ten temat przeczytasz na: lista obecności w pracy na inewi.pl).

Zaletą nowoczesnych narzędzi do zarządzania czasem pracy jest również ich dostępność online. Osoba sprawująca opiekę nad zespołem pracowników nie musi przebywać w firmie, by kontrolować ich pracę, a wygenerowanie odpowiedniego raportu zajmuje tylko chwilę. Aplikacje typu „lista obecności” można również bez problemu połączyć z najważniejszymi programami kadrowo-płacowymi używanymi w polskich firmach.

„Czas to pieniądz” – mówi stare przysłowie. Aby móc zarządzać sprawnie działającym przedsiębiorstwem, warto zminimalizować niepotrzebną, czasochłonną biurokrację, a równocześnie na bieżąco monitorować sposób pracy osób zatrudnionych w firmie.

Spis treści: Elektroniczna lista obecności w pracy – poznaj jej zalety

Słowa kluczowe: format dzwięku PCM co tp znaczy, gdzje dowiedziec sie czy obraz jest cos wart, gps z monitorowaniem zuzycia baterii, serwer nazw niedostepny, uslugi windows 7 ultimate, windows 8 jak przerwac diagnozowanie

[Głosów:0    Średnia:0/5]

makensis
 
Od 2006 roku Redaktor Naczelny oraz Administrator Tweaks.pl Autor dwóch książek o systemach operacyjnych, szeregu publikacji i porad odnośnie użytkowania komputera. Absolwent Wydziału Elektroniki. Z zamiłowania informatyk, pozycjoner i podróżnik.