0
Opublikowano 9 listopada 2017 w Portal komputerowy » Wiadomości » Oprogramowanie » Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – czy warto?
 
 

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – czy warto?



Lepsze zarządzanie dokumentami oznacza sprawne działanie firmy, oszczędność czasu i większe zyski. W celu zagwarantowania prawidłowego obiegu wszystkich pism stosuje się nowoczesne systemy, które znacznie ułatwiają ten proces.

Elektroniczny obieg ma kilka bardzo ważnych zalet, zwłaszcza jeśli porównamy to rozwiązanie do tradycyjnych papierowych dokumentów. Ostatecznym efektem wprowadzenia takiego systemu powinno być zwiększenie wydajności pracy.

Sprawne archiwizowanie dokumentów

Wszystkie ważne dokumenty otrzymywane i tworzone w firmie powinny być przechowywane we właściwy sposób. Archiwizacja wymaga zaangażowania ze strony pracowników, a błędy w tym zakresie mogą później utrudnić dostęp do ważnych pism. W przypadku systemu elektronicznego wystarczy wprowadzenie dokumentu – zostaje on zarchiwizowany i jednocześnie udostępniony wszystkim użytkownikom, którzy potrzebują go do pracy. Nie ma więc konieczności przygotowywania dodatkowych kopii. Oryginał, który nie jest wykorzystywany przez pracowników, jest również łatwy do odnalezienia. Inną zaletą jest likwidacja lokalnych archiwów, czyli np. papierowych kopii dokumentów znajdujących się w różnych działach lub placówkach firmy.

Monitorowanie procesów

Obieg dokumentów ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania organizacji. Elektroniczny system daje wgląd we wszystkie procesy związane z tym zadaniem. Dobry system pozwala więc na prowadzenie ewidencji wszystkich czynności wykonanych z danym dokumentem, np. wprowadzanych zmian lub odczytu informacji. Tworzy to możliwość dokładnego monitorowania obiegu dokumentów, co jest bardzo trudne w przypadku kopii papierowych. Wiedza na ten temat pozwala na wykrycie problemów, nieprawidłowości i różnych niepożądanych zjawisk.

Kontrola dostępu do dokumentów

Elektroniczny obieg pozwala na dokładne określenie zasad dostępu do dokumentów. Oznacza to na przykład, że pismo zawsze trafi do odpowiedniego użytkownika systemu, który zajmie się daną sprawą. Pracownicy mają natomiast dostęp do wszystkich informacji i dokumentów niezbędnych do wykonywania obowiązków.

Obieg dokumentów firmie, np. zarządzanie fakturami, pochłania ogromne ilości czasu i wymaga doskonałej organizacji pracy. Zastosowanie systemu elektronicznego to prosty sposób na usprawnienie tego typu procesów, a tym samym zwiększenie wydajności pracy. Szybki dostęp do dokumentów, których nie trzeba szukać i kopiować w wersji papierowej, pomaga w usunięciu wielu problemów występujących w przypadku tradycyjnych rozwiązań.

Spis treści: Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – czy warto?

[Głosów:0    Średnia:0/5]

makensis
 
Od 2006 roku Redaktor Naczelny oraz Administrator Tweaks.pl Autor dwóch książek o systemach operacyjnych, szeregu publikacji i porad odnośnie użytkowania komputera. Absolwent Wydziału Elektroniki. Z zamiłowania informatyk, pozycjoner i podróżnik.